工作中如何「有效」沟通?

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2021-05-0716:46:16 评论 150 2618字
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达成共识并落实才能实现有效沟通。如何将沟通中形成的共识落地?从项目管理角度需要考虑到范围、成本、时间、质量、风险等因素,一份有清晰的任务描述、明确的责任人和完成时间的To do list 清单是让有效沟通不半途而废的关键。

 

在你的公司里大家每周花在开会、打电话和回复邮件的时间大概有多少?很多公司里,这些事项占去了大约80%左右的时间。——《哈佛商业评论》

每个人都不是一座孤岛

凯洛格学院的策略学教授本杰明•琼斯研究表明个人的知识基础正在变得越来越细分专业化。「世界上的知识越来越多,而你的脑子里能装的就只有这么多。因此在任何领域,个人掌握的知识量份额正在减少。」这是工作中需要协作的重要原因。

管理沟通是为了一个设定的目标,把信息、思想和情感在个人或群体间传递并且达成共同协议的过程。——MBA智库百科 管理沟通的定义

工作中每个人都不是一座孤岛,不论是管理者还是普通员工,基于协作的沟通变得越来越重要。麦肯锡公司的一项研究表明:管理人员平均每天要花89%的时间在沟通上。如此重要又耗时耗力的沟通工作如何才能有效呢?

工作中如何「有效」沟通?

01

明确沟通目标

明确的沟通目标是有效沟通的重要前提。目标是为了拟达成的「共同协议」,检验沟通是否有效就是检验是否达成了共同协议并落实。缺乏目标的沟通是漫无目的的闲聊,不仅消耗企业成本还会带来企业文化消耗。

02

以事件驱动的沟通

工作中的沟通应该围绕"事"开展,基于业务中事件的沟通更聚焦。相比传统的电子邮件方式,虽然IM类软件在沟通即时性上更高效,也具有稳定、安全的特性,但其与业务脱节的独立聊天属性是其无法跨越的鸿沟,不论是个人IM还是企业IM类软件在这点上都无法提供更有说服力的理由。

Gartner一项近期研究表明:

到2022年底,70%的团队将依靠工作流协作作为团队成员之间沟通,协调和共享信息的主要手段,取代电子邮件。——Gartner

03

和对的人沟通

在工作中沟通对象的角色是复杂的,除了有个体和群体沟通对象外,同一部门还是跨部门、同职级还是不同职级、不同程度的项目干系和视角都会对沟通效果产生影响。排除干扰因素,选择对的人沟通格外重要。找到事件责任人和执行人,减少沟通层级,杜绝同一问题因管理层级而反复沟通是一个常见方法。

04

达成共识

达成共识是沟通的目的之一。以下是有助于达成共识的几个小技巧:

提前准备

在沟通前和沟通对象说明沟通原因、沟通目标、提供相关资料。事先做好准备可使沟通更有效。

工作中如何「有效」沟通?

倾听

不止是对沟通对象的尊重。从沟通目标出发,带着问题倾听、边听边思考、适时提问,倾听是有助于实现沟通目标的重要方法。

及时反馈

沟通过程中及时反馈可以第一时间答疑解惑,降低信息在沟通过程中的衰减。「这部分内容我没有听清」、「我不太认同这个观点」、「我们是要按照这个要求做么?」及时反馈让沟通不跑偏。

让数据说话

事实不是个人好恶,数据可以「实事求是」。有世界级高管理水平的亚马逊建立了用指标定义的企业文化,一切可量化的数据是支撑业务和做出决策的关键。

贝佐斯基本不会理睬一项没有数据支撑的建议,如果有充分的数据给到他通常很快会得到回复和认可。

05

沟通记录

为便于回溯,工作中的沟通是需要有记录的。记录的形式多样:录音(如400电话的录音)、模板文档(如质量管理中规范表格)、邮件、会议纪要等等。沟通记录中需要包含的内容有:基本信息(如沟通时间、地点、沟通对象、沟通目标)、沟通后的共识、待落实的事项,缺乏记录的沟通往往需要再次沟通才能达到效果。

06

To do list 清单

达成共识并落实才能实现有效沟通。如何将沟通中形成的共识落地?从项目管理角度需要考虑到范围、成本、时间、质量、风险等因素,一份有清晰的任务描述、明确的责任人和完成时间的To do list 清单是让有效沟通不半途而废的关键。

工作中如何「有效」沟通?

07

CHECK

工作事项的落实并非一蹴而就。沟通后每项工作是否按时完成,复杂工作是否按时间节点完成、是否存在落实风险需要全程跟进和动态监控。

很多公司甚至成立督办部门专门跟进重要工作沟通后的落实,总裁办、人力部、秘书处等也都或多或少肩负起了此项职责。

然而由「人追着事」的沟通方式是与工作流相悖的。有效沟通是基于工作流的主动汇报。「事牵着人」的沟通方式让沟通聚焦、时效性高,同时也大大降低了沟通成本。

08

工欲善其事必先利其器

电子邮件 

1969年计算机科学家Leonard K.教授发给了他同事第一封电子邮件,至今电子邮件在日常工作办公中依然有着重要的地位和作用。相比其他沟通方式电子邮件更加正式,便于添加沟通资料,沟通对象也有充足时间思考反馈。同时电子邮件还可以作为商业证据具有法律效力。不过电子邮件即时性差,不适合工作中需要即时沟通的内容。

IM工具

IM工具可以实现迅速、高效的沟通。沟通过程中做出即时回应,文字、图片、视频、文件等多类型传输也使沟通的内容更丰富。企业级IM的安全性日益受到重视也更具保障。然而IM工具缺乏沟通持久性的问题始终未得到有效解决,碎片化的沟通方式在工作中是"有效"的绊脚石。

协作类沟通工具

近年来协作类沟通工具如雨后春笋般涌现,很多传统OA企业、协作类工具厂商也开始在协作沟通的方向发力。号称史上增长最快的SaaS产品,Slack 整合了 60多种工具和服务,企图把各种碎片化的企业沟通和协作集中到一起,全球日活跃用户数已突破 1000 万大关,但根据 Spiceworks 最近的 IT 网络调查,其尚未成为市面上最受欢迎的协作类聊天应用程序。协作沟通类工具的市场仍处于暗潮涌动期,哪款产品更符合中国国情,适合中国企业的实际需求仍需拭目以待。

会议

有组织的地方都有会议。会议种类丰富,不论是电话会议、视频会议还是一对一的沟通、一群人的沟通,会议消耗的时间成本、人工成本、差旅成本已使其成为几乎最贵的商业动作。

随着会议的不断发展和完善,如何 「快速召开一场会」已经不再是重点,取而代之的是 「如何让会议产生行动」,「轻松订、随时开、开短会、写纪要、领任务、追结果」通过会议将决策和行动关联,基于工作流的沟通有助于会议产生行动,使沟通产生价值

工作中如何「有效」沟通?

全时空间让会议产生行动

 

一个人心里想着的100%,在众人面前、在开会的场合用语言表达时是80%,对方听到的是60%。真正被别人理解消化了是40%。具体行动时已变成20%。——沟通漏斗

企业沟通不是单纯的信息互通,工作中的高效沟通是为工作目标服务的。选择更有效的沟通方式和方法避免出现团队沟通效率下降的 「沟通漏斗」现象,如此沟通才能让沟通产生行动,创造价值。

End.

作者:全时云会议

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