职场中,发微信和邮件沟通需要注意哪些事项,如何选择恰当的沟通方式?

爱数据精选
爱数据精选
爱数据精选
545
文章
0
评论
2021-04-1409:51:34 评论 118 2616字
摘要

在这个几乎不需要见面就可以谈合作的时代,社交礼仪决定了职场形象,学会社交礼仪就学会了高效打造形象,而微信和邮件是我们在职场沟通中使用最频繁的社交工具。那么,在职场中,使用微信和邮件沟通,有哪些我们该早点知晓的注意事项呢?来看一下Jessica的整理吧。

微信篇:

1】不要总是用"您"

很多事情,过于客气,反而推不动进展;自来熟,反而可以快速缩短社交距离。所以,一定要学会因事制宜。

我们先来看下"您"的使用场景

多用在邮件中或其他正式场合

多用于与职级较高的同事,领导,客户,或熟悉度极低的人的沟通

如果是和平级且同龄的同事沟通,语言完全可以活泼一些:

比如,小A你好呀,我是小B。关于你上次提报的项目表我这边已经帮你审批下来啦。我周五下午2-4点都会在办公室,你可以那个时间来找我拿哦。

对比用"您"的微信信息:

小A,您好,我是小B。您上次提报的项目表我已经为您审批通过。请于周五下午2-4点来5A办公室领取,谢谢。

有没有觉得第二个更像一个没有感情的机器人,而第一个则更像一个亲和友善的同事?

所以,一定要根据具体的对象和事情选择合适的用语,不必事事都用"您"。

2】不要让网络用语"杀死"你的职场形象:

一定不要再用<微笑脸>和<再见>的表情表达<开心>和<告别>了。

在当代社会,这两个表情分别代表着<呵呵>和<友尽>。

虽然这是被当代年轻人逐渐演化出来的意思,但了解网络用语,跟进用语进展是网络社交时代的必备任务。

古典老师曾经在他的书中提到,如果我们不愿意了解网络用语,觉得那是年轻一代人才需要了解的事情,那我们必将成为最先被网络时代淘汰掉的一批人。

也许没有人永远年轻,但紧跟网络用语的人总在年轻着...

3】发微信时,不要问:在吗?直接说什么事情+需要的时间

相信大家都听过这样一个段子:

请不要再给我发:在吗了。

如果你是要请我吃饭,我肯定在。如果你是要借钱,那我真的不在。

所以,发信息不要问在吗,直接言简意赅的告诉别人<需要沟通的事情>及<需要的沟通时间>,比如:

小A,你好,我是小B。我有一个关于<如何填写报销申请单中职称栏的问题>需要和你交流一下,大概需要占用你5分钟的时间。看你哪个时间比较方便,我们交流下吧。

如果所需时间较长,沟通内容比较正式,建议在后面加上自己的时间段(如1-3点,5-6点都有空),以方便对方做出选择,减少沟通成本。

4】学会置顶未回复信息,减少<不及时回复焦虑>

当网络沟通取代面对面沟通时,我们多了一个功能叫<被留言>。

很多时候我们吃个饭上个厕所的时间,微信的未读信息就到了爆表的程度。

如何才能不忘记回复信息又不用时刻盯着手机呢?

学会使用置顶功能。

将已读但无法及时回复的信息置顶,并备注需要执行的动作。

比如:小A -- 发送确认邮件,2点前

这样的方法可以解放你的大脑记忆,减少你的"不及时回复焦虑"。

在有空的零碎时间回复息并取消置顶,真的特别治愈。

快来试试吧。

5】学会使用tag(即分组)功能,提升微信沟通的高效程度。

很多工作需要一天链接非常多的人,这对于大脑记忆规律来说,是极大的挑战。很多人,一顿狂加后,我们就忘记是在哪里认识的了。

所以,除了学会备注姓名外,记得使用tag功能标记在哪里认识的。

比如:地铁站;某某阅读社群等等

这样的好处时,在人家找到你或者你需要寻找人家时,不会忘记你们是在哪里认识的,方便沟通的快速切入。

下面这个是我的tag,虽然被我模糊处理,但是可以看到我设置的tag真的非常多, OMG。

6】学会使用朋友圈进行高效沟通

朋友圈可不是给我们盲目刷的,要学会使用朋友圈与客户或重要的人保持沟通。

尤其是疫情时期,足不出户,怎么持续保持与重要的人的沟通呢?学会使用朋友圈吧。

在网络社会,有这样一个现象。当你发微信信息给别人时,人家不一定回复你。

但是如果你在他刚发送的朋友圈留言,人家基本会回复你。

这是因为人更喜欢<在自己需要被关注时>获得关注,所以, 千万不要浪费了使用朋友圈进行高效的沟通和客户的跟进。

这里教大家一个不会错过别人朋友圈的技能。

在备注姓名时,不要只是写名字,记得标记一些标号放在名字的开头。

比如家人朋友是A,同事领导是B,客户是C等等(ABC排序随意给的,没有先后)

这样在你每天有零碎时间时,只要打开微信,找到对应字母开头的人,进去阅读朋友圈并点赞留言,就可以啦。

7】添加他人微信时,不要只说名字;添加他人微信后,不要只展示工作内容

职场沟通,不只是一来一往的在线对话。

我们每一次的朋友圈或视频号,都是一次间接的沟通。

添加微信时,有这个几个秘诀分享给你

添加同事的微信,除了告知姓名外,一定要告知自己的部门和岗位。

比如,小A你好,很高兴认识你。我是小B, 目前在市场营销部,专门负责公司与德国的业务对接,后面有需要欢迎随时联系。

添加客户时,告知客户你的价值是什么,而不是你是谁。

比如:张老师,你好。我是林XX,您可以叫我小林。后面项目进展中所有的进度问题我都会跟进负责,我们随时保持沟通,争取用最高效的速度推进您项目的进展(龇牙笑的表情)

这样的微信添加,可以快速让对方知道你是谁,能为我带来什么,遇到什么样的事情,我需要找到你。

邮件篇

1】 一定要记得发主题,一定要记得发主题,一定要记得发主题

没有主题的邮件就像一封骚扰邮件,如果对方压根不知道你是谁,大概率会被直接扔进垃圾箱。

使用邮件的主题说明此封邮件的主题内容是什么,帮助你的阅读者节约时间。

2】邮件的姓名不要使用非主流名字

很早以前,我还在使用QQ邮箱。

大家都知道QQ邮箱连着我们的QQ名字,所以我那个邮箱每次显示的名字是:宝贝の恋空

天哪,试想一下,如果你是我的客户或者老板,看到这个名字,估计你对我的印象会是一个洗剪吹的少年或者沉浸与非主流世界的少女,OMG。

所以,一定要保证自己的邮件名字是专业且真实的,这在职场沟通中必不可少。

3】邮件的结尾记得加上签名

职业化的邮件签名由下面这几个部分构成:

姓名,身份,联系电话和地址,以及你最想展现自己工作思维的一句话,或者是公司的slogan。

千万别小看了这个签名。

一方面它可以使你看起来更加专业,一方面它可以帮助你在与客户的每一次沟通中,都不断强调你的身份和价值,加深你在客户心中的印象。

4】一定要先添加附件,再编辑邮件

如果你要发一个信息给一个希望合作的客户,一定要记得添加附件。

很多时候我们明明写了:见附件,但是编辑完邮件却随手点了发送。

这样给对方的印象就是非常的不专业和粗心,印象和信任感会大打折扣。

所以,有附件的邮件的编辑顺序应该如下

先添加附件,再编辑邮件,最后全部检查完毕后,才填写收件人姓名和主题,点击发送。

End.

作者:Jessica杰嘻咖

来源:知乎

本文为转载分享,如果涉及作品、版权和其他问题,请联系我们第一时间删除(微信号:lovedata0520)

  • 我的微信公众号
  • 微信扫一扫
  • weinxin
  • 我的微信公众号
  • 微信扫一扫
  • weinxin
匿名

发表评论

匿名网友 填写信息

:?: :razz: :sad: :evil: :!: :smile: :oops: :grin: :eek: :shock: :???: :cool: :lol: :mad: :twisted: :roll: :wink: :idea: :arrow: :neutral: :cry: :mrgreen: